La gestión de apartamentos sigue funcionando con WhatsApp y hojas de cálculo
Si gestionas alquileres vacacionales para propietarios, tu día seguramente es así: reservas en los calendarios de Airbnb, Booking.com y Vrbo, limpiadoras coordinadas por WhatsApp, horas y gastos en una hoja de cálculo y propietarios pidiendo novedades por email. Cada cambio de huésped ajustado depende de que alguien se acuerde de avisar a la persona correcta, y cuando algo falla no queda constancia de quién hizo qué.
Keyho sustituye ese mosaico por una sola plataforma de operaciones para gestores de apartamentos (keyholders), sus equipos de limpieza y mantenimiento y los propietarios, en la web y en una app móvil.
Qué es Keyho
Keyho es software de operaciones pensado primero para el gestor. El gestor crea los apartamentos, invita al equipo y dirige el trabajo diario; el propietario es opcional y se une para ganar transparencia y aprobar gastos. Puedes empezar con los clientes que ya tienes: el marketplace también es opcional.
Todo gira en torno a cinco operaciones clave: apartamentos y clientes, calendario y ocupación, tareas y equipo, órdenes de trabajo y reparaciones, facturas e informes. Cada rol tiene su propio espacio —gestor, trabajador (limpieza o mantenimiento) y propietario— y la interfaz está disponible en 9 idiomas, entre ellos español, inglés y ucraniano.
Un solo calendario para toda la cartera
Conecta el iCal de cada apartamento desde Airbnb, Booking.com o Vrbo y Keyho crea un calendario único con entradas, salidas, limpiezas, inspecciones, entregas de llaves, reparaciones y bloqueos. Cambia entre la vista de cartera, apartamento, propietario o trabajador y activa las capas de reservas, trabajo y disponibilidad.
Entre cada salida y la siguiente entrada Keyho crea un plan de cambio de huésped y valora la ventana como normal, ajustada o imposible, para que detectes un cambio arriesgado días antes de que llegue el huésped y no cuando ya está en la puerta.
La vista Requiere atención reúne todas las decisiones en una única cola sin duplicados: tareas pendientes de revisión, trabajo sin asignar, cambios en riesgo y nuevas solicitudes de servicio. Ábrela por la mañana y sabrás qué resolver primero.
Tareas con pruebas, no un «hecho» en el chat
Cada limpieza o reparación es una tarea con dirección, franja horaria, precio y un estado claro. El trabajador inicia el cronómetro, añade fotos de antes y después y envía el trabajo a revisión. El gestor lo aprueba o lo devuelve para corregir con un comentario. Nada se pierde en un hilo de chat y cada apartamento guarda una cronología completa de lo que pasó y de quién lo hizo.
El pago se fija por tarea —fijo o por horas— y el equipo puede proponer cambios de horario que el gestor acepta con un toque.
App móvil para equipos de limpieza y mantenimiento
La app de Keyho para iOS y Android está pensada para quien trabaja en movimiento. El trabajador abre Hoy y ve los trabajos del día, la ubicación con los datos de acceso y la siguiente acción. Un botón inicia el cronómetro y otro termina el trabajo. Las fotos pasan directamente de la cámara a la tarea y los mensajes quedan vinculados al apartamento o la tarea correspondiente.
La pantalla de Ganancias muestra horas aprobadas, trabajo en revisión, importes pendientes de pago y pagados, y permite crear una factura por el trabajo aprobado. Los datos recientes se guardan en el dispositivo, así que horarios y tareas siguen visibles aunque la cobertura sea mala.
Toda la cartera en tu bolsillo
El gestor tiene en la app la misma potencia que en la web: ve qué trabajadores están activos ahora mismo, abre el calendario de la cartera y la cola de «Requiere atención», gestiona apartamentos, colaboraciones con propietarios, el marketplace y el equipo. Web y móvil siguen las mismas reglas del servidor, así que una acción en el teléfono significa exactamente lo mismo que en el portátil.
Las notificaciones push, por email y dentro de la app te avisan cuando se envía un trabajo, un cambio de huésped se complica o un propietario aprueba una reparación.
Finanzas: de las horas aprobadas a las facturas
Keyho cierra el circuito del dinero que normalmente vive en hojas de cálculo. Las horas y gastos aprobados se convierten en facturas periódicas del trabajador al gestor. Las órdenes de trabajo y reparaciones se convierten en facturas del gestor al propietario con estados borrador, emitida, pagada y cancelada. Cada rol tiene su propio libro de movimientos y todo se exporta a PDF y CSV.
El centro financiero empieza por lo que frena el dinero: aprobación de horas, pagos al equipo, acciones en facturas de propietarios y reparaciones pendientes de aprobación. Vacía la cola y las cuentas quedan al día.
Un portal del propietario que genera confianza
El propietario ya no necesita llamar para saber cómo va todo. En su propio espacio —web o móvil— ve la ocupación, las órdenes de trabajo, las reparaciones y una cronología de todo lo que comparte el gestor. Las reparaciones esperan su aprobación antes de gastar dinero y las facturas se aprueban, se cuestionan o se descargan con un clic.
Las colaboraciones se pueden pausar o finalizar con confirmación de ambas partes y el historial se conserva. La transparencia pasa a formar parte de tu servicio en lugar de ser trabajo extra.
find.keyho.app: nuevos clientes desde el marketplace
Keyho también te ayuda a crecer. En find.keyho.app el propietario describe la ayuda que necesita en un asistente de 5 pasos: ubicación, apartamento, servicios, detalles y revisión. Entre los servicios están las revisiones periódicas, la custodia de llaves, la coordinación de limpiezas, la preparación para huéspedes, las reparaciones y la ayuda urgente local. Tras la moderación, la solicitud aparece en el marketplace, los gestores locales envían ofertas y hablan con el propietario, y la oferta aceptada se convierte directamente en una colaboración con apartamentos, trabajo y facturas conectados desde el primer día.
Por qué merece la pena probar Keyho
Un solo lugar en vez de cinco herramientas. Calendario, equipo, tareas, chats, propietarios y facturas conviven y se enlazan entre sí.
Pruebas por defecto. Cronómetros, fotos y revisiones hacen visible la calidad para ti y para tus propietarios.
Hecho para el trabajo de campo. Una app móvil de verdad para el equipo, no una página de escritorio encogida.
Propietario opcional, marketplace opcional. Empieza con tus clientes actuales y añade lo demás cuando quieras.
Tus datos son tuyos. Bajar de plan nunca borra datos: cronómetros activos, facturas e historial siguen disponibles. Las herramientas RGPD incluyen exportación de datos y eliminación controlada de la cuenta.
Equipos multilingües. 9 idiomas de interfaz para gestores, trabajadores y propietarios.
Planes que crecen con tu cartera
El plan pertenece al gestor: trabajadores y propietarios no necesitan su propia suscripción.
Operate — para empezar: un apartamento, dos trabajadores, tareas con pruebas, colaboración con el propietario, chat, órdenes de trabajo, reparaciones y finanzas básicas.
Manage — hasta 10 apartamentos, 10 trabajadores y 10 propietarios, control de horas, finanzas del equipo, sincronización de calendarios iCal, analítica estándar y exportaciones.
Automate — hasta 50 apartamentos y 50 trabajadores, reglas de automatización para tareas recurrentes y de cambio de huésped, analítica avanzada de la cartera y asistencia con IA a medida que se despliega.
Keyho está en beta. Si gestionas apartamentos en Tenerife, Canarias o cualquier punto de España, este es el mejor momento para unirte y ayudar a dar forma al producto.
Keyho
Plataforma de operaciones inmobiliarias que conecta propietarios, gestores y trabajadores.
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